DHL construye operaciones automatizadas, digitales y sostenibles
SITUACIÓN
A medida que DHL fortalece su infraestructura en América Latina, el departamento de TI necesitaba construir operaciones más automatizadas, digitales y sostenibles. Las iniciativas para digitalizar la información de vuelo y los registros de pilotos y despachadores evolucionaron en proyectos de mayor envergadura en el ámbito legal y del mantenimiento de aeronaves.
SOLUCIÓN
Laserfiche era la solución perfecta por sus capacidades de gestión de registros, formularios electrónicos y automatización de procesos. A medida que los departamentos descubren nuevas eficiencias y comprueban lo fácil que es utilizar Laserfiche, la lista de proyectos de Laserfiche sigue creciendo.
RESULTADOS
Con Laserfiche, DHL ha creado operaciones más sostenibles y eficientes. Estas iniciativas digitales también han abierto oportunidades para recopilar datos sobre los procesos, con lo cual la organización puede seguir optimizando y creciendo sin sacrificar la calidad de sus servicios.
DHL es una de las principales empresas logísticas del mundo, con 100.000 empleados en más de 220 países y territorios. Tanto si se trata de un pequeño paquete o de una flota de grandes contenedores de envío, DHL se enorgullece de su eficiencia y cuidado en el transporte de mercancías e información.
A medida que la empresa refuerza su infraestructura en América Latina y busca operaciones más automatizadas, digitales y sostenibles en general, Laserfiche tiene una función crítica en su innovación, gestión responsable y sostenible de la información y crecimiento en la región
Pilotar el proceso de bolsa de vuelo electrónica
Como parte de los esfuerzos de DHL por aumentar la eficiencia, apoyar la sostenibilidad y reforzar la resistencia del negocio, el equipo de TI comenzó a buscar una plataforma para digitalizar los registros del departamento de recursos humanos. Cuando el COVID-19 se convirtió en una preocupación en 2020, esto se transformó en una búsqueda para desplegar rápidamente una solución digital para el proceso de la bolsa de vuelo electrónica (EFB). Esto llevó al equipo de TI de DHL a Laserfiche, que presentó la oportunidad de optimizar estos procesos y más.
El equipo de DHL consultó con Canella, S.A., un proveedor de soluciones de Laserfiche con sede en Guatemala, que recomendó a Laserfiche. A la hora de decidir entre una implantación local o en la nube, la opción era clara.
“En 2019 nos dijeron: ‘No más servidores locales’”, dijo Rodolfo González, gerente de tecnología de la información en DHL de Guatemala S.A. “Así que por eso nos fuimos con Laserfiche Cloud - para TI, es más fácil porque no tenemos que comprar servidores y tener mantenimiento para los servidores. No tenemos que preocuparnos por las actualizaciones o la infraestructura; Laserfiche se encarga de eso.”
El primer proyecto del equipo fue el proceso EFB: Históricamente, los pilotos y miembros de la tripulación debían visitar la oficina del despachador para obtener una copia impresa de la documentación necesaria para su vuelo. Esta documentación incluía datos críticos como la ruta de vuelo, la meteorología y la información sobre la superficie de aterrizaje o el aeropuerto, así como detalles sobre el peso y el equilibrio, y mercancías peligrosas o animales a bordo. Además de la copia para el piloto, los despachadores tenían que hacer siete copias adicionales para el cumplimiento de la normativa.
“El mayor desafío es que toda esa información procede de un sistema diferente”, explica González. “Tenemos un sistema para el peso y el equilibrio, otro para la meteorología, etc. En aquel momento, imprimir todo era la solución más rápida”.
La llegada de COVID-19 hizo esta situación inviable. El departamento de TI necesitaba una solución rápida. González y su equipo implantaron Laserfiche como un repositorio que contendría toda la información electrónica de las bolsas de vuelo desde otros sistemas. Todos los pilotos recibieron iPads desde los que podían acceder a Laserfiche, eliminando la necesidad de que alguien recogiera o dejara físicamente la documentación. Los cambios podían hacerse instantáneamente y accederse digitalmente a través de los iPads.
DHL sigue utilizando el nuevo proceso por su eficiencia y mejor experiencia de los empleados, aunque las restricciones de COVID-19 han reducido.
“Los despachadores pueden preparar la EFB una hora antes del vuelo y los pilotos pueden revisarla y aprobarla en su iPad incluso antes de llegar a la oficina”, explica Edwin Wong, director regional de TI de aviación. “Y como podemos demostrar que tenemos la información respaldada, no necesitamos imprimir el paquete ocho veces”.
“Los despachadores pueden preparar la EFB una hora antes del vuelo y los pilotos pueden revisarla y aprobarla en su iPad incluso antes de llegar a la oficina”, explica Edwin Wong, director regional de TI de aviación. “Y como podemos demostrar que tenemos la información respaldada, no necesitamos imprimir el paquete ocho veces”.
“También teníamos despachadores que corrían a los aviones, aumentando el riesgo de caídas en las escaleras o de resbalones si era un día lluvioso, por ejemplo”, añadió González. “Así que también estamos previniendo los accidentes”.
La automatización toma vuelo en toda la organizació
Después del éxito del proceso EFB, el equipo de TI redirigió su atención a RRHH, que necesitaba una solución digital para los registros de los empleados. “Aquí tenemos un problema de humedad”, explicó González. “Esto supone un riesgo para los archivos en papel; hemos perdido algunos archivos por este motivo”. Laserfiche era la solución perfecta por sus capacidades de gestión de archivos, formularios electrónicos y la automatización de procesos.
Además, el equipo de TI creó un formulario Laserfiche con el que los pilotos y miembros de la tripulación pueden informar de las horas de vuelo, que se envían automáticamente a los jefes de operaciones de vuelo para su aprobación. En última instancia, a González y a su equipo les gustaría que la organización pudiera hacer un seguimiento de más datos sobre los aviones y las tripulaciones, como el número de horas voladas, para asignar mejor los recursos, algo que harían con una integración en el sistema de gestión de la información de aviones (AIMS) de DHL.
En un esfuerzo similar, DHL realiza ahora el seguimiento de las certificaciones de los mecánicos a través de Laserfiche, que históricamente eran gestionadas manualmente por un asistente de mantenimiento y control de calidad que registraba en una hoja de cálculo la documentación y la información de los mecánicos, así como los mecánicos de aeronaves podían realizar tareas de mantenimiento sobre la base de sus certificaciones en una hoja de cálculo.
Entre las dificultades del proceso anterior se incluían los lapsos de tiempo entre la expiración de las certificaciones y su revalidación. “A veces había que enviar a los mecánicos a un curso de formación, y a veces la formación se impartía en otro país”, explica González. “Pero si tu certificación no ha sido renovada y te presentas a trabajar, no puedes tocar nuestros aviones”.
Para combatir estos lapsos y hacer todo el proceso más fácil para todos los que están involucrados, Laserfiche ahora envía automáticamente recordatorios en una cadencia específica antes de que expiren las certificaciones. Los mecánicos son responsables de cargar su propia documentación en Laserfiche, que luego se envía a control de calidad para su revisión y aprobación.
“Hemos simplificado el proceso y ahora tenemos más control sobre ello”, afirma González. “Disponer de un sistema de registro, notificaciones automáticas y encaminamiento automatizado para la revisión y aprobación nos ayuda mucho. Tenemos más visibilidad del proceso; está más agilizado y no perdemos el tiempo valioso de las certificaciones expiradas.”
El éxito del envío: La transformación digital de DH
En la actualidad, González y su equipo siguen optimizando procesos y buscando nuevas áreas para automatizar por toda la organización. “Una de mis mayores preocupaciones en TI es que el rendimiento de los sistemas que utilizamos pueda verse afectado por el aumento del uso”, afirma González. “Pero esto no ha sido así en el caso de Laserfiche. Antes teníamos 30 usuarios y ahora tenemos 200. Antes, teníamos dos formularios y ahora tenemos muchos: el rendimiento sigue siendo el mismo”.
Un proyecto de gran impacto que está en curso es la gestión de contratos. “Tener los contratos en Laserfiche —con la posibilidad de hacer un seguimiento de los cambios, las versiones y trabajar a partir del mismo documento— nos va a dar más control”, dijo González. “También tendremos una idea de cuánto tiempo se tarda en revisar un contrato, lo que nos permitirá optimizar o asignar recursos si vemos que nuestro departamento jurídico está desbordado en determinadas épocas del año, por ejemplo”.
Para el equipo informático de DHL, no hay límite. “Laserfiche es muy fácil”, dijo González. “Puedes construir un proceso en tu mente, ponerlo en papel, y Laserfiche hará su magia. Y si los usuarios empresariales piden un cambio, podemos hacerlo: el sistema es flexible. Podemos ser ágiles en nuestros procesos. Nuestro proveedor de soluciones Canella y Laserfiche han sido socios increíbles y han sido capaces de manejar todo lo que les hemos pedido”.
“Podemos tomar un proceso complejo y simplificarlo para nuestros usuarios”, añadió Wong. “Los usuarios tienen la información al alcance de su mano. Antes de Laserfiche, había un montón de trabajo para obtener información, y ahora con Laserfiche, todo está a su alcance con unos pocos clics o rellenando un formulario simple.”
Obtener una demostración personalizada de Laserfiche
Conozca la solución de gestión de contenido empresarial para mejorar la colaboración, optimizar las tareas diarias y transformar el funcionamiento de su organización.